Деловой этикет секретаря

Хороший секретарь – это первый помощник руководителя, его доверенное лицо. По уровню его личной культуры, умению общаться с людьми, по его внешнему виду складывается первое мнение об организации. По этой причине деловой этикет в работе секретаря имеет первостепенное значение. От него зависит правильность и своевременность оформления документов, поступающих от руководителя. Он держит под контролем все назначенные деловые встречи, подготовку документов к ним и своевременно напоминает о них руководителю, а также занимается оформлением итоговых документов по результатам этих встреч, контролем сроков выполнения намеченных мероприятий.

Нежелательные или слишком назойливые посетители мешают работать, и именно секретарь призван избавить от контакта с ними своего начальника. Здесь потребуется умение делать это тактично, в вежливой форме, но категорически. Посетители бывают разными, иногда ведут себя неадекватно, но от секретаря требуется вежливое, ровное общение со всеми. Ни в коем случае нельзя вызывать конфликт. Он всегда обязан знать, где в данный момент находится его руководитель, о его планах на текущий день и будущий.

Вся входящая почта поступает сначала к секретарю. В его обязанности входит вскрыть и рассортировать ее. Иногда руководитель доверяет своему помощнику вести несложную деловую переписку и самому передавать документы тому или иному сотруднику. Для этого секретарь должен иметь определенные знания по составлению и оформлению деловых документов. Вся работа с корреспонденцией должна быть организована четко. Такое явление, как не распечатанные письма, задержка с ответами свидетельствует о низкой квалификации работника, такой секретарь – плохой помощник для своего шефа и создает отрицательный имидж для организации в целом.

От секретаря требуется умение вести разговоры по телефону. Не зависимо от собственного настроения и личного отношения к находящемуся на противоположном конце провода, разговаривать нужно вежливо, без эмоций. Передаваемая информация должна быть по существу: краткой и полной. Ответ на звонок начинается с названия организации или должности лица, под чьим руководством он работает. Ежедневная текущая работа должна планироваться с начала рабочего дня. Лучше делать записи о предстоящих делах, выделять то, что является главным, не терпящем отлагательств. Чтобы не вести долгие поиски нужных документов, должны быть заведены специальные папки, для их хранения.

На первый взгляд деловой этикет секретаря содержит простые требования, но они подлежат обязательному выполнению, ведь по нему судят и о деловых качествах шефа. Секретарь-женщина на своем рабочем месте не должна выглядеть вызывающе, так как она представляет организацию. Противопоказана яркая косметика, много украшений. Одежда допускается элегантная и модная, но в деловом стиле.

Секретарь, соответствующий своему месту, берет на себя все контрольно-технические функции и освобождает время руководителя для решения основных вопросов.