Нормы и правила делового этикета

Общепринятые нормы и правила делового этикета включают: представление при знакомстве, обмен визитками, проведение переговоров и деловых встреч, телефонные разговоры.

Очень важный момент при первом знакомстве – представление друг другу незнакомых людей кем-то третьим, знакомым с обеими сторонами. Первым представляют младшего старшему, а после – называют старшего. Руководителю представляют нового сотрудника. Одного человека – группе, менее знакомого – более знакомому. Женщине – мужчину. Мужчине преклонного возраста – женщину, если она намного моложе его. При знакомстве нужно, доброжелательно улыбаясь, открыто смотреть в лицо собеседнику.

Нормы делового этикета существуют и при обмене визитными карточками. Правой рукой визитка отдается и берется в самом начале встречи. Затем бережно размещается в отделении для визиток. Ее нельзя сгибать, сминать, что-то на ней записывать.

При переговорах любого уровня приветствуется дружелюбное и конструктивное отстаивание интересов компании. Недопустимо на переговорах использовать недостоверную или ложную информацию. В противном случае будет сильно подорван авторитет фирмы, от лица которой выступает лжец.

Очень важно не нарушать нормы этикета в деловом общении при телефонных разговорах. Во многом мнение о компании зависит от умения ее сотрудников вести телефонные беседы с деловыми партнерами и коллегами. Существует несколько правил, которых нужно обязательно придерживаться:

• не заставлять оппонента ждать - отвечать на звонок после первого или второго звукового сигнала;
• перед тем как набрать номер, нужно тщательно подготовиться к разговору – определить его цель и тактику ведения, лучше набросать план, записать вопросы, которые надо будет задать собеседнику или сведения, которые нужно получить;
• следующий вопрос задается после получения ответа на предыдущий.

В самом начале телефонного разговора сообщается собеседнику название фирмы и имя звонившего. Затем уточняется, удобно ли оппоненту разговаривать. Не надо забывать, что речь по телефону несколько меняется, поэтому нужно слова произносить четко – не быстро и не замедленно, особенно числа, имена собственные и согласные буквы.

Если нужно оставить сообщение на автоответчик, сначала называется дата, время, название фирмы, имя звонящего и, наконец, кратко излагается суть звонка. В случае если нужного человека не оказалось на месте, оставляется номер телефона и имя звонившего, можно поинтересоваться – в какое время удобно будет перезвонить. Разговор завершает тот, кто его начал, т. е. позвонивший.